Er du klar til de nye regler om arbejdstidsregistrering?

Folketinget vedtog i januar 2024 et lovforslag, som har betydning for arbejdsgiverne i Danmark. Det bliver nemlig med vedtagelsen heraf lovpligtigt for arbejdsgiverne at implementere de nye krav om tidsregistrering, så reglerne i arbejdstidsloven samt arbejdsmiljøloven kan overholdes. Heraf følger et behov for en række tilpasninger af dokumenter og politikker, inden lovforslaget træder i kraft den 1. juli 2024.

Lovforslaget blev fremsat som følge af den såkaldte Deutsche Bank-sag fra 2019, der kort omhandler en sag, som den spanske fagforening (CCOO) anlagde mod Deutsche Bank for manglende overholdelse af spansk ret, hvor man er forpligtet til at etablere et system til tidsregistrering, herunder hvad der skulle kunne registreres i et sådant system. Særligt var der fokus på de nationale spanske arbejdstidsregler, som indeholder en forpligtelse for selskaberne til at registrere og skabe overblik over overarbejdstimerne for medarbejderne.

Det var den spanske domstols opfattelse, at de nationale regler var i overensstemmelse med EU-retten, og reglerne i EU’s arbejdsdirektiv. Sagen blev derfor indbragt for EU Domstolen som præciserede reglerne og pålagde samtlige medlemsstater at indføre national lovgivning som forpligter arbejdsgivere til at registrere medarbejderes daglige arbejdstid med henblik på kontrol af overholdelse af gældende hviletidsregler samt maksimal ugentlig arbejdstid.

Krav til registreringer/system

Arbejdsgiverne bliver pålagt at indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt tidsregistreringssystem, som gør det muligt at registrere den daglige arbejdstid for den enkelte medarbejder.

Desuden pålægger lovforslaget arbejdsgiverne at sikre, at medarbejderne under hele ansættelsesforholdet har adgang til egne oplysninger i tidsregistreringssystemet, samt at de registrerede oplysninger opbevares i 5 år efter udløb af perioden, der danner grundlag for beregning af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.

Der er i lovgivningen ikke nærmere defineret, hvorledes arbejdstid skal registreres. Der er som følge heraf metodefrihed for arbejdsgiverne i forhold til at opfylde registreringskravet. Dog skal systemet leve op til kravene om at være objektivt, pålideligt og tilgængeligt.

I forbindelse med vedtagelsen af lovforslaget blev det dog bekræftet af beskæftigelsesministeren, at:

  • medarbejderne kan nøjes med at registrere afvigelserne til den aftalte/skemalagte arbejdstid
  • der kræves kun registrering af medarbejdernes samlede daglige arbejdstid, uden der skal specificeres et konkret tidsrum.

Selvtilrettelæggere

Lovforslaget undtager selvtilrettelæggere fra kravet om tidsregistrering, den maksimale ugentlige arbejdstid på 48 timer, samt pause- og natarbejdsreglerne.

Selvtilrettelæggere er ifølge lovforslaget medarbejdere, der selv kan tilrettelægge (hele) arbejdstiden, eller medarbejdere, hvis arbejdstid på grund af særlige forhold i deres job ikke kan måles fuldstændigt eller forudbestemmes på forhånd, og medarbejderen, der:

  • har en ledelsesfunktion eller
  • kan træffe selvstændige beslutninger.

Dette er ifølge eksempler i lovforslaget højere ledelseslag i virksomheden, visse akademikere, senioradvokater og andre, der har betydelig grad af frihed og selvstændighed i deres arbejde.

Vurderingen af, om medarbejderen er omfattet af undtagelsen som selvtilrettelægger foretages på individniveau, og arbejdsgiverne kan således ikke definere en hel gruppe eller kategori af medarbejdere som selvtilrettelæggere.

Ansættelsesaftaler/politikker

Arbejdsgiverne vil som følge af lovforslaget blive pålagt administrative byrder, da det objektive, pålidelige og tilgængelige system skal implementeres i virksomhederne. Herudover vil det også kræve en politik, som udførligt beskriver, hvorledes arbejdstiden skal registreres, og som klart og tydeligt informerer medarbejderne om, hvad der er arbejdstid, og hvad der ikke er arbejdstid, samt hvad der skal registreres, hvornår og hvordan. Der skal ydermere informeres om sanktionerne, såfremt medarbejderne ikke registrerer sin arbejdstid m.v.

Arbejdsgiverne skal desuden oplyse, at der foretages overvågning og kontrol af de registrerede data, for at sikre dokumentation af overholdelse af reglerne, samt som dokumentation for, om registrerede data er korrekte. Desuden skal denne overvågning sikre, at medarbejderne ikke kommer i farezonen for at overskride den maksimale ugentlige arbejdstid, pausereglerne eller reglerne om den ugentlige og daglige hviletid. Det er arbejdsgiverne som skal dokumentere, at der er iværksat de nødvendige tiltag for, at medarbejderne kan overholde reglerne i arbejdstidsloven samt arbejdsmiljøloven.