Frie grundskoler og efterskoler skal ligesom virksomheder, der driver momsfrie aktiviteter, være opmærksom på, at momsloven for så vidt angår visse ydelser og varer vender betalingspligten på momsen. Som hovedregel påhviler det sælger af en vare eller ydelse at gennemføre den momsmæssige håndtering af transaktionen – og køber kan nøjes med at håndtere betalingen af fakturaen – og hvis fakturaen inkluderer moms vurdere muligheden for at afløfte momsen. For skoler vil der sædvanligvis ikke blive brugt meget tid på den vurdering – skoleaktiviteten er ikke momspligtig, og skolen er derfor slet ikke momsregistreret.
Hvornår skal skolen så være særligt opmærksom? Det fremgår af momslovens §46, hvor situationerne med omvendt betalingspligt er oplistet. I forhold til betydningen for sædvanlig skoledrift, kan situationerne oplistes i følgende hovedpunkter:
- Køb af varer eller ydelser fra udlandet
- Køb af mobiltelefoner, tablet-pc´er og bærbare computere
Køb af varer eller ydelser fra udlandet
Sædvanligvis forekommer sondringen mellem indenlandsk køb og køb fra udlandet enkel, og mange skoler har hidtil formentlig ikke gjort mange tanker om køb i udlandet som følge af logistiske udfordringer – medmindre skolen geografisk er beliggende så den problemstilling ikke er relevant.
Med øget handel via internet og den lette adgang til at teste om skolens køb kan gennemføres bedre under indtryk af kravet om sparsommelig adfærd forekommer det sandsynligt, at de udenlandske køb vil vinde større indpas. Samtidig ses skoler i større og større omfang at markedsføre sig på sociale medier og på internettet generelt. Her skal opmærksomheden henledes på, hvem skolen køber reklameydelsen af – dansk eller udenlandsk virksomhed. Hvis virksomheden er udenlandsk, skal skolen selv håndtere momsbetalingen.
Køb af mobiltelefoner, tablet-pc’er og bærbare computere
Når der skal købes nyt kommunikationsudstyr til skolen i form af mobiltelefoner, tablets-pc´er og bærbare computere, skal opmærksomheden også skærpes. Hvis sælgers primære kunder er erhvervslivet, skal skolen selv håndtere momsen, hvorimod sælger håndterer momsen, hvis sælges primære kunder er privatpersoner. Inden en ordre lægges hos sælgeren er det derfor vigtigt, at have afklaret hvordan sælgers forhold er.
De momsmæssige konsekvenser og håndteringen heraf
Hvis skolen bliver omfattet af reglerne – gennemfører omfattede køb – skal skolen momsregistreres. Registreringspligten er fra første køb vedrørende ydelser i udlandet og for varer, hvis der købes varer for mere end 80.000 kr. årligt fra andre EU-lande. I forhold til køb af mobiltelefoner mm i Danmark er det fra første køb uden moms.
Skolen skal herefter beregne momsen med 25% af købsprisen – også benævnt erhvervelsesmoms. Momsen udgiftsføres sammen med omkostningen på det købte og indregnes som gæld på momsafregningskontoen til afregning ved momsperiodens udløb (typisk kvartalsvist eller halvårligt)
Når skolen foretager momsregistreringen, er det vigtigt, at der vælges den korrekte registrering, altså den som handler om omvendt betalingspligt. Derved kan skolen bevise, at den ikke har almindelige momspligtige aktiviteter, som ville medføre en pligt til betaling af FI-bidrag.
Medarbejder tidsregistrering
Fra 1. juli 2024 skal alle arbejdsgivere facilitere en registrering af medarbejdernes daglige arbejdstid. Vi har i et indlæg 19. marts 2024 beskrevet emnet generelt, så vi skal her alene udtrække særlige opmærksomhedspunkter i forhold hertil og med fokus på skoler.
Beskæftigelsesministerens udmelding vedrørende omfanget af registreringen må siges at være særdeles relevant for skolerne. Her er lærernes arbejdstid jo netop foruddefineret for skoleåret, når skema og arbejdstidsplaner er faldet på plads. Medarbejderne kan som følge af ministerens udmelding nøjes med at registrere ændringer – når eller hvis disse opstår i løbet af skoleåret.
Tilsvarende kan registreringen for teknisk og administrativt personale også gennemføres ved skoleårets start og herefter alene med de justeringer, der måtte komme.
Der er som det fremgår i indlægget fra 19. marts 2024 ikke særlige formkrav. Blot skal det sikres, at registreringen kan dokumentere medarbejdernes daglige arbejdstid, at den enkelte medarbejder har adgang til egne data samtidig med at skolen overholder GDPR-reglerne og dataene skal kunne sikres / opbevares i 5 år efter udløb af perioden, der danner grundlag for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid – hvilket i praksis vil være 5 år og 4 måneder.
Læs mere om, hvad vi kan gøre for dig og din skole her.