Den nye bogføringslov trådte i kraft pr. 1. juli 2022, og en række krav er allerede trådt i kraft. Men er du rustet til de nye krav, der omfatter digitalisering af bogholderiet og opbevaring af bilag? Vi har gjort det nemt for dig som virksomhed at danne dig et overblik over de nuværende samt kommende krav herunder.
Nuværende krav i bogføringsloven
En lang række af de nye krav i bogføringsloven er allerede trådt i kraft. De allerede gældende (nye) krav er:
- Der skal i virksomheden foreligge en beskrivelse af de interne procedurer for bogføring, herunder opbevaring af regnskabsmateriale.
Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en skabelon hertil – hent den her >>
- Et øget krav til afstemninger. Der skal løbende ske afstemning af beholdninger i virksomheden, herunder likvidbeholdninger (kasse-, bankbeholdninger og/eller lignende).
- Definitionen af regnskabsmateriale udvides, så den fremover dækker over:
- Registreringer – herunder også transaktionssporet på den enkelte registrering.
- Beskrivelse af virksomhedens bogføringsproces – herunder også eventuelle aftaler om elektronisk dataudveksling.
- Beskrivelse af system(er) som anvendes til opbevaring af regnskabsmateriale.
- Bilag, anden dokumentation, samt oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet.
- Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelsen af virksomhedens årsrapport.
- Regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning. Herunder også eventuelle revisionsprotokoller og anden tilsvarende rapportering.
Flere krav i 2024
Derudover implementeres der fra 1. juli 2024 et krav om digital bogføring og digital opbevaring af regnskabsmateriale. Kravet implementeres løbende. Det afgørende for, hvornår kravene er gældende for den enkelte virksomhed, afhænger af 3 ting:
- Hvorvidt virksomheden anvender et specialdesignet/-udviklet bogføringssystem eller et standardsystem. Erhvervsstyrelsen udgiver (forventeligt) pr. 1. januar 2024 en liste over registrerede standardsystemer.
- Hvorvidt virksomheden er underlagt krav om indsendelse af årsrapport til Erhvervsstyrelsen.
- Virksomhedens regnskabsår.
Er du underlagt kravet om digitalisering?
Erhvervsstyrelsen har udviklet en kort guide, hvor man kan få hjælp til at vurdere, hvornår man er underlagt kravet om digitalisering, samt hvilke frister og regler, man skal være opmærksomme på.
Du finder Erhvervsstyrelsen guide her >>
Man kan som udgangspunkt leve op til kravet på 2 måder:
- Ved at anvende et af de registrerede standardprogrammer på Erhvervsstyrelsens liste.
- Ved at anvende et specialdesignet system, som så skal leve op til følgende krav fra erhvervsstyrelsen:
-
- Systemet skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i fem år.
- Systemet skal have passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger, der til stadighed sikrer, at systemet har et højt IT-sikkerhedsniveau i forhold til de funktioner, som et digitalt standardbogføringssystem skal understøtte, fx bruger- og adgangsstyring samt automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.
- Systemet skal understøtte automatisering af administrative processer, fx ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer og ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.
Hvis du ikke lever op til bogføringsloven
Med de nye regler omkring digitalisering giver den nye bogføringslov Erhvervsstyrelsen øgede kontrolmuligheder. Nogle overtrædelser kan straffes med bøde direkte, mens andre kan føre til påbud fra Erhvervsstyrelsen om at:
- Fejl rettes, eller
- At overtrædelsen bringes til ophør, og at erhvervsstyrelsen modtager en erklæring herom, afgivet af en godkendt revisor.
Efterkommes et påbud fra Erhvervsstyrelsen ikke, kan der ligeledes straffes med bøde. Større virksomheder kan risikere bøder på op til DKK 1.500.000. Bødens omfang afhænger af 2 parametre, virksomhedens størrelse, samt overtrædelsens omfang og karakter.
Vi sidder klar til at hjælpe
Den nye bogføringslov stiller nogle nye skærpede krav til håndteringen af bogføring og bilagsopbevaring. Men det betyder samtidig, at man får mulighed for at gennemgå sine processer på økonomistyring i virksomheden – på den måde kan man både sikre sig i forhold til overholdelse af de nye krav og samtidig opnå en gevinst ved at få optimeret sin økonomistyring og dermed sit økonomiske overblik over virksomheden.
Redmark sidder klar med rådgivning, sparring og eventuel assistance – både i forhold til overholdelse af den nye bogføringslov med tilhørende digitaliseringskrav, og i forhold til mulighederne for optimering af økonomistyringen og det økonomiske overblik på virksomheden.
Redmark Digital – automatiser processer og frigiv vigtige medarbejderes tid
Med udgangspunkt i vores kunders behov har vi udviklet en række standardprogrammer til effektivisering af arbejdsgange, der er med til at frigive ressourcer i økonomiafdelingen. Det kan være Redmark Scanning, der automatisk scanner bilag og naturligvis lever op til den nye bogføringslov eller robotter, som kan være med til at erstatte rutineprægede opgaver. I hvert tilfælde kan vi skræddersy løsningerne til hvert enkelt behov.
Læs mere om Redmarks digitale løsninger til at effektivisere arbejdsgange her >>