Kantinemoms og momsfradrag ved servering i forbindelse med møder mv.

Mange virksomheder har en kantine-/frokostordning, hvor medarbejderne kan købe mad- og drikkevarer til en pris, der er lavere end indkøbs- eller fremstillingsprisen (kostprisen). Virksomhederne skal her være opmærksomme på de særlige regler om afregning af kantinemoms samt mulighederne for momsfradrag ved servering i forbindelse med møder mv.

Kantinemoms

Reglerne om afregning af kantinemoms gælder, når en virksomhed tilbyder sine medarbejdere en frokostordning, som medarbejderne delvist selv betaler for. Der skal afregnes kantinemoms uanset om virksomheden selv driver kantinen, eller om kantinedriften er outsourcet til en ekstern leverandør, herunder også levering af færdiglavet mad udefra, som blot stilles frem.

I alle tilfælde skal der beregnes og angives udgående moms (kantinemoms) af frokostordningens kostpris og ikke af medarbejdernes egenbetaling. Samtidig har virksomheden fuld fradragsret for moms af alle udgifter i forbindelse med kantinedriften.

Medarbejdernes egenbetaling skal udgøre mindst 15 kr. pr. dag, hvis frokostordningen er eksklusive drikkevarer og mindst 20 kr. pr. dag, hvis frokostordningen er inklusive drikkevarer. I modsat fald skal medarbejderne beskattes.

Beregning af kostprisen

Som udgangspunkt skal en virksomhed beregne kantinemoms af virksomhedens kostpris ved salg af mad- og drikkevarer til sine medarbejdere i forbindelse med en frokostordning. Alle udgifter, der medgår og kan henføres til fremstilling af frokosten, skal indgå ved beregning af kostprisen, herunder f.eks.:

  • Indkøb og transport af varer
  • Lokaleudgifter
  • Driftsudgifter som f.eks. vand, varme og elektricitet
  • Arbejdsydelser og løn medgået til bl.a. forarbejdning og salg
  • Benyttelse af driftsmidler og inventar m.m.

Udgifter, der kan henføres til afrydning, indkøb og rengøring af service og inventar i frokoststuen, skal ikke indgå ved beregning af kostprisen. Svind opstået i forbindelse med tilberedning og salg af maden skal derimod indgå.

Det er kun udgifter medgået til fremstilling af maden, der skal beregnes kantinesalgsmoms af. Dermed skal der ikke beregnes moms af udgifter vedrørende frokoststuen, da sådanne udgifter ikke medgår til selve fremstillingen af maden.

Kun lokaleudgifter, der relaterer sig til de egentlige køkkenlokaler, altså dér hvor mad- og drikkevarerne tilberedes, opbevares og sælges (herunder evt. lageropbevaring af råvarerne), skal medgå til opgørelsen af kostprisen. I det omfang der i fysisk tilknytning til kantinen findes lokaler, hvorfra bl.a. bestilling af råvarer og regnskabsførelse over kantinedriften foregår, skal omkostninger til dette lokale tillige medgå. Udgifter til øvrige lokaler i virksomheden skal ikke medregnes. Dermed skal udgifter til f.eks. renovering af bygningens tag eller bygningen i øvrigt ikke indgå.

Såfremt en ekstern kantineleverandør opkræver management fee, skal der ske en konkret vurdering af, hvilke ydelser denne fee vedrører for at kunne afgøre, om beløbet (evt. kun delvist) skal medregnes til kostprisen.

I stedet for at foretage en konkret beregning af kostprisen, kan man anvende 2 forskellige, forenklede ordninger til beregning af kantinemoms, alt efter om virksomheden selv driver kantinen eller ej. I begge tilfælde er der fradragsret for al købsmoms af indkøb til kantinedriften.

De forenklede ordninger

De forenklede ordninger er et alternativ til en eksakt opgørelse af kostprisen. Det er virksomhedens eget valg, om den ønsker at anvende en forenklet ordning.

Ordning 1

Denne ordning kan anvendes, når virksomheden selv driver kantinen. Her beregnes kantinemomsen på grundlag af følgende priser (alle eksklusive moms):

  • Indkøbspris af råvarer + 5 %
  • Indkøbspris af ekstern arbejdskraft til beskæftigelse med indkøb, tilberedning og salg i kantinen
  • Lønninger til eget personale, der helt eller delvist er beskæftiget i kantinen – 25 %.

De 5 %, der beregnes af råvareprisen, anses for at dække virksomhedens udgifter til indkøb af køkkenmaskiner m.v. De 25 %, der fragår lønudgiften til eget personale, anses for at udgøre lønninger til afrydning m.v., der er en generel omkostning for virksomheden og derfor ikke skal indgå i beregningen af kantinemomsen.

Ordning 2

Denne ordning kan anvendes, når kantinedriften er outsourcet, herunder også ved levering af færdiglavet mad udefra. Kantinemomsen beregnes på grundlag af følgende priser (alle eksklusive moms):

  • Den samlede indkøbspris (eksklusive moms)
  • Lønninger til personale, der helt eller delvist er beskæftiget i kantinen – 25 %.

De 25 %, der fragår lønudgiften til personale, anses ligesom ved ”ordning 1” for at udgøre lønninger til afrydning m.v., der er en generel omkostning for virksomheden og derfor ikke skal indgå i beregningen af kantinemoms.

Fælles for ordningerne er, at også når virksomheden anvender en forenklet ordning, skal alle udgifter til ekstern arbejdskraft, der medgår til køb, fremstilling og salg af varen, herunder også udgifter til rengøring i forbindelse med madlavningen, medregnes til kostprisen.

Servering i forbindelse med møder mv.

En virksomhed har fradragsret for moms af udgifter til servering af mad og drikke under møder med forretningsforbindelser samt interne medarbejdermøder med fagligt indhold, når møderne finder sted i virksomhedens egne lokaler. Dette gælder også ved afholdelse af interne kurser i virksomhedens egne lokaler. Fradragsretten afhænger af virksomhedens generelle momsfradragsret. Fuldt momspligtige virksomheder har således fuldt fradrag for moms af udgifter til såkaldt mødebespisning, mens virksomheder med delvis momsfradragsret alene har delvist momsfradrag ved mødebespisning.

Såfremt en fuldt momspligtig virksomheds kantine står for serveringen under møder, skal der som følge heraf ikke afregnes kantinemoms vedrørende mødebespisning.

I forbindelse med opgørelse af kantinemomsen (den udgående moms) kan virksomheden fratrække den andel, der vedrører mødeservering. Dette kan både gøres ved den eksakte opgørelse af kostprisen eller under de forenklede ordninger.

Anvendes de forenklede ordninger, skal der hvert år foretages en opgørelse af serveringen i forbindelse med møder, således at beregningsgrundlaget for afregning af kantinemoms reduceres. Reduktion i indeværende år kan ske med samme andel, som virksomhedens kantine i det foregående år leverede gratis bespisning. Der skal så i det følgende års første momsperiode foretages en eventuel regulering, dog ikke hvis udsvinget er mindre end 5 procentpoint.

Alternativt kan en fast reduktionsprocent på 3 anvendes. Det vil sige, at hvis der bare er et minimum af mødeservering, kan beregningsgrundlaget for afregning af kantinemoms altid reduceres med 3 %. Der gælder særlige regler for virksomheder med delvis momsfradragsret.

Afsluttende bemærkninger

Skattestyrelsen har øget fokus på, om virksomheder afregner den korrekte kantinemoms. De har skrevet til mange virksomheder og vejledt om reglerne, og det må forventes, at denne vejledning følges op af en kontrolindsats på området.

I første omgang er det dog væsentligt, at en virksomhed er opmærksom på pligten til overhovedet at beregne og afregne kantinemoms. Herefter skal virksomheden klarlægge, om kantinemomsen skal opgøres på baggrund af den eksakte kostpris, eller om en af de forenklede ordninger bør anvendes i stedet.

De typiske fejl er, at virksomhederne foretager fradrag, men ikke samtidig afregner udgående moms eller kun afregner udgående moms af medarbejderbetalingerne. Samtidig skal virksomhederne sørge for også at opnå de berettigede momsfradrag for udgifter i forbindelse med mødebespisning.

Kilde: Revisorgruppen Danmark/Revitax