En struktureret budgetproces kan være med til at forbedre indtjeningen af din tandlægeklinik. Den vil samtidig være med til at give dig tryghed for at økonomien udvikler sig som forventet.
En af de væsentligste og vigtigste værktøjer indenfor økonomistyring og økonomioptimering er budgetlægning og budgetopfølgning. Hvis der arbejdes disciplineret og struktureret med budgetprocessen, vil de økonomiske og driftsmæssige beslutninger kunne foretages på baggrund af et gennemarbejdet grundlag. Beslutningerne vil samtidig blive foretaget med en klar forventning til, hvad de skal bidrage med, enten som en omsætningsstigning eller en forbedring af driftsøkonomien.
Hvorfor et budget
Når vi som revisorer holder regnskabsmøder med vores kunder, vil vi normalt – i mangel af bedre -kommentere på særlige udviklinger imellem årets tal og sidste års tal. Her vil vi normalt give input til, om der er en uheldig udvikling i en udgiftspost eller give tilbagemelding på, at en eventuel besparelse er slået igennem. Når vi giver disse kommentarer, er det på baggrund af en forventning om, at det aktuelle års tal ikke afviger fra sammenligningstallet i regnskabet. Dette er ”budgetopfølgning” på et meget basalt plan.
Hvis der foreligger et budget og en plan for f.eks. at ændre materiale- og teknikudgiften fra 14% af omsætningen til 11% af omsætningen, vil det give mere mening at sammenholde de aktuelle tal med dette budget/plan for samme periode. Det vil her være muligt reelt at vurdere, om udviklingen er som forventet og ønsket, eller om tandlægeklinikken er foran eller efter planen. Skal der sættes mere energi ind i at opnå besparelser, eller har tandlægeklinikken allerede nået et acceptabelt niveau, og skal blot fortsætte eksekveringen af planen?
Som en sidegevinst vil et solidt arbejde med budgettet give en klarere indsigt i økonomien i klinikken og en bedre forståelse for, hvilke tiltag der kan forbedre økonomien.
Fundamentet for et budget
I budgetprocessen er der to vigtige faser. Der er selve budgetlægningen, og der er budgetopfølgningen.
I budgetlægningen tages der normalt udgangspunkt i de realiserede tal for seneste år. Vi kan kalde dette basistallet.
De enkelte regnskabsposter gennemgås herefter for at vurdere, om de skal forventes uændrede eller om de skal ændres. Nedenfor er to eksempler, som inspiration til hvordan der kan arbejdes med budgetlægningen:
Omsætning:
I budgetlægningen vurderes forhold der kan ændre på omsætningen. Skal der ske prisstigninger på frie ydelser i året, så bør disse vurderes for hvilken konsekvens de har, og dette lægges til basistallet. Hvis der er plan for særlige markedsmæssige tiltag for at få nye patienter, bør der foretages en vurdering af, hvad nettotilgangen for patienter er, samt hvilken omsætning pr. patient der kan skabes på disse. Dette lægges herefter også til basistallet. Den naturlige afgang af patienter vurderes og omsætningen knyttet til denne afgang fratrækkes basistallet. Når korrektionerne er foretaget, vil der være et budgetteret omsætningstal for det kommende regnskabsår. Dette omsætningstal vurderes helt overordnet for om det giver mening, og om det virker realistisk at opnå omsætningen. Hvis det ikke er realistisk, gentages vurderingen. Eventuelle omkostninger, der skal afholdes for at opnå en omsætningsstigning, bør samtidig vurderes og budgetteres på den relevante omkostningskonto.
Lokaleomkostninger:
De fleste poster under lokaleomkostninger er nogenlunde faste. Lejes lokalerne er der en huslejekontrakt som normalt stipulerer en årlig nettoprisændring. Ejes lokalerne vil ejendomsskat, forsikring mv. normalt ikke svinge meget. På vedligehold og rengøring kan der dog tit være større udsving mellem årene. Det er derfor vigtigt her at vurdere, om der er særlige planer for vedligehold som skal gennemføres, eller om de aktuelle tal der danner basistallet, er influeret af særligt vedligehold der ikke gentages, og hvor omkostningen derfor skal mindskes i budgettet. På rengøring kan der være nyt rengøringsfirma, der influerer på posten. Det kan også være en beslutning om at anvende intern løn til rengøring. Det vigtige er også her, at der opsættes en forventning til omkostningerne og at der i løbet af året arbejdes målrettet med at identificere afvigelser fra budgettet og få disse forklaret, således der kan rettes ind og der ikke opstår uventede overraskelser.
I budgetopfølgningen vil det løbende være muligt på måneds- eller kvartalsbasis at sammenholde den realiserede omsætning og de realiserede omkostninger med det budgetterede tal. Der vil normalt være afvigelser mellem de to tal, og det er vigtigt at vurdere disse afvigelser. Er det en budgetteret naturlig afgang af patienter, der ikke har vist sig, er det prissætningen der slår igennem, eller er det markedsføringsindsatsen, der medfører øget omsætning? Det vigtige i denne proces er at identificere områder, som der skal arbejdes mere med. Er afvigelsen eksempelvis opstået på grund af, at der ikke er foretaget den forventede prisstigning på frie ydelser, kan der hurtigt reageres på dette og prisen justeres.
Budgetværktøjer
Budgetlægningen og opfølgningen kan ske i et separat regneark. Økonomimodulet i visse tandlægesystemer har dog også funktionen. Det er tit en smagssag hvilken metode, der passer bedst til dine forhold. Anbefalingen herfra er at tage fat i din revisor eller bogholder og få drøftet de muligheder der er.
Selve processen med budgetlægningen og budgetopfølgningen kan også laves i samarbejde med din revisor. Det vil i langt de fleste tilfælde være muligt at lave en lille workshop, hvor fundamentet for budgettet skabes, og hvor du får inspiration til hvilke områder du skal fokusere på og arbejde med, når budgettet lægges.
Når du går i gang med budgettering, er det vigtigt ikke at være for ambitiøs første gang. Det er vigtigt at få processen godt i gang og få skabt en god oplevelse med det, således det bliver en rutine, der giver værdi for dig. Det er dog også vigtigt ikke at sætte ambitionsniveauet for lavt. Budgettet skal gerne flytte økonomien i klinikken. Det kræver fokus og indsats både i budgetlægningsprocessen, men også i budgetopfølgningen.
Giver ovenstående anledning til spørgsmål, er du velkommen til at kontakte din revisor ved Redmark, Partner og Statsautoriseret revisor Darnell Vagnild på dva@redmark.dk.
Læs mere om hvad vi kan gøre for dig og din klinik her.