20. marts 2018

5 gode råd til den nye persondataforordning – sådan gør I

Persondataforordningen venter lige rundt om hjørnet. Men har din virksomhed styr på, hvordan I lever op til forordningen? Frem til den 25. maj hvor forordningen træder i kraft, kan du læse Redmarks anbefalinger og gode råd. Vi begynder med fem gode råd fra Redmarks ekspert i persondataforordningen.

I Danmark omtales den nye lovgivning fra EU som persondataforordningen og er i øjeblikket på manges læber. Men hvordan lever man op til den nye forordning? Og hvor starter man overhovedet? Redmarks ekspert i persondataforordningen og statsautoriseret revisor, Mark Leerdrup, giver her fem gode råd.
 

1. Find ud af hvilke persondata I har

”Jeg anbefaler, at virksomheder starter med at klarlægge, hvilke oplysninger de gemmer. Det er både i forhold til en ansættelsesproces, hvor virksomheden modtager ansøgninger og CV. Men også oplysninger om medarbejderne, for eksempel lønoplysninger og fravær. De fleste virksomheder opbevarer også oplysninger om deres kunder. Hvis din virksomhed er B2C, altså dine kunder er privatpersoner og ikke virksomheder, skal du have ekstra fokus på hvilke oplysninger du gemmer om dine kunder,” fortæller Mark Leerdrup, Redmarks ekspert i persondataforordningen.

2. Hvor opbevarer I data?

Det næste skridt er at klarlægge, hvor I opbevarer oplysningerne, og om I videregiver dem. Opbevaring kan både være i mailboksen, forskellige IT-systemer, digitale back ups og fysiske mapper.

”Når en virksomhed opbevarer data om andre, har den pligt til at passe på dem og opbevare dem på betryggende vis. Det kan man kun, hvis man har styr på, hvor de er og ved, at systemerne er sikre. Som privatpersoner har vi krav på, at virksomheder kun deler vores oplysninger, hvis vi har givet dem lov, eller det er et lovkrav. Vi har også krav på, at vores oplysninger ikke ligger offentligt tilgængeligt.”

Mark Leerdrup fortæller at når en virksomhed videregiver oplysninger, for eksempel til et lønbureau, er det i mange tilfælde nødvendigt at indhente en såkaldt databehandleraftale. På den måde sikrer virksomheden, at dem de videregiver oplysninger til, også opbevarer og håndterer dem på en ansvarlig og lovlig måde.

3. Foretag en risikovurdering

Når I har opgjort hvilke data I ligger inde med, og hvor I opbevarer dem, skal I foretage en risikovurdering.

”I skal kigge på, om jeres data er tilstrækkeligt sikret i forhold til de nye krav. I kan tage udgangspunkt i, hvor sårbare dataene er for personen de omhandler. Som tommelfingerregel kan man sige, at jo større sårbarhed des højere sikkerhed kræver data,” uddyber Mark Leerdrup.

4. Få styr på hvordan I sletter data

Ifølge persondataforordningen må virksomheder kun opbevare data, så længe det er relevant. Herefter skal de slettes.

”Hvis I ikke allerede har det, bør I lave procedurer for, hvordan og hvornår data slettes. I mange virksomheder kræver det en adfærdsændring. Virksomheder bør stile efter, at så få som muligt får adgang til data. På den måde er det både nemmere at holde styr på, og det er mere sikkert.”

5. Prioritér arbejdet med persondataforordningen

”Persondataforordningen er omfattende, og det kan være et stort arbejde at sætte sig ind i, hvad man præcist skal gøre for at leve op til den. Den rette løsning vil være forskellig fra virksomhed til virksomhed. Det er vigtigt at I prioriterer arbejdet med forordningen. Både medarbejderne og kunderne bør snart orienteres om, hvordan I behandler deres persondata. Der er jo ikke lang tid til den 25. maj,” afslutter Mark Leerdrup.

Har I brug for personlig rådgivning om persondataforordningen? Redmark er altid klar til at hjælpe jer. På vores hjemmeside www.redmark.dk/Specialistomraader/Persondata kan I læse mere, om den rådgivning vi tilbyder og kontaktpersoner på vores kontorer i Aalborg, Aarhus og København. I er også velkommen til at kontakte Mark Leerdrup direkte på telefon 41 96 58 79 for en uforpligtende snak, om hvordan Redmark kan rådgive jer.

 

Tilmeld dig vores nyhedsbrev

og modtag de seneste branchenyheder

Tak for din tilmelding

Du er nu tilmeldt vores nyhedsbrev, og du vil løbende modtage relevante nyheder om regnskab,revision, skat, moms, afgifter og økonomi generelt. Herudover vil du modtage løbende nyheder om Redmark.

Læs mere om Redmark på vores hjemmeside, og husk på, at du altid er velkommen til at kontakte os.

icon-close